معرفی اجزای مختلف یک دستگاه فتوکپی

دستگاه های فتوکپی اجزا و قسمتهای مختلفی دارند که برای بررسی در اینجا؛ آن ها را به سه قسمت اصلی تقسیم می کنیم:
۱٫ بدنه دستگاه فتوکپی
۲٫ اجزای مکانیکی آن
۳٫اجزای الکترونیکی
بدنه دستگاه از قسمت های مختلفی تشکیل شده که در زیر به آنها می پردازیم.
۱٫ پوشاننده یا کاور( orginal cover ‏)
حتما هنگامی که برای کپی گرفتن وارد دفاتر فنی شده اید؛ مشاهده کرده اید که کارمند دفتر برای گرفتن کپی؛ کارت ملی ؛ شناسنامه و یا هربرگی که قصد کپی گرفتن آن را دارید روی صفحه شیشه ای دستگاه کپی قرار داده و درب آن را به اصطلاح می بندد؛ در واقع نام این درب یا سرپوش اورجینال کاور ( orginal cover ‏) است؛ که برای ‏ کارایی بهتر در هنگام اسکن کاغذ بهتر است استفاده شود.
آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
۲٫ میز اورجینال (table orginal) ‏
‏صفحه شیشه ای که کاغذ برای کپی روی آن قرار می گیرد؛ میز می گویند. این صفحه شیشه ای در واقع از جنس همان شیشه دستگاه اسکنر است.
۳٫ سینی خروج کاغذ ( Paper exit Tray ‏)
‏کاغذها بعد از کپی و یا پرینت داخل سینی خروجی کاغذ قرار می گیرند و از این قسمت قابل دسترس هستند.
۴٫گیره آزاد کننده کاست کاغذ ( grip ‏)
‏برای قرار دادن کاغذ درون کاست؛ لازم است تا کاست را آزاد کنیم؛ به این ترتیب که ضامن آزاد کننده کاست را گرفته و رو به بالا هل داده بیرون بکشیم.
۵٫ تغذیه دستی کاغذ ( Manual feed orginal guide ‏)
‏هنگامی که کاغذ را در کاست ورودی کاغذ می گذاریم؛ میتوانیم اندازه آن را با توجه به سایز ماغذ تنظیم کنیم. دستگاه های کپی اکثرا سایز A3 و A4 را پشتیبانی می کنند.
۶٫کاست تغذیه دستی (Manual Feed Tray)
کاست تغذیه دستی دستگاه کپی یا Baypass؛ قسمتی از دستگاه کپی است که وقتی می خواهیم به صورت تک برگ از دستگاه کپی بگیریم کاغذ خام را در این محل قرار می دهیم .
۷٫پنل اپراتور (operation panel)
مانیتور دستگاه کپی همان پنل نشانگرها وکلیدهاست که کنترل دستگاه و انجام کلیه فرمان ها و دستورات از این سمت انجام می شود.
۸٫پوشاننده یا کاور جلو (Front cover)
اگر کاغذ در دستگاه گیر کرد و یا دستگاه نیاز به سرویس داشت؛ باید این درپوش را باز کرد. در هنگام کپی گرفتن باید دقت داشت این درب را باز نکنید چرا که دستگاه خاموش می شود و ممکن است کاغذ داخل دستگاه گیر کند.
۹٫کلید پاور یا خاموش و روشن (Power Switch)
کلید اصلی برق دستگاه است و به وسیله آن عمل خاموش و روشن انجام می شود .
۱۰٫سینی یا کاست کاغذ (Paper try)
به آن سینی یا کاست (Cassette) می گویند که کاغذها داخل آن قرار می گیرند تا برای پرینت و یا کپی استفاده شوند.

سوالات فنی درباره مشکلات اسکنر

اسکنر کار نمی کند.
بازبینی نمایید آیا کابل دستگاه چاپگر درست وصل شده است یا خیر.
مطمئن شوید که کابل دستگاه چاپگر خراب نیست. کابل چاپگر را با کابلی که مطمئن هستید مشکلی ندارد تعویض کنید. در صورت لزوم، کابل چاپگر را تعویض کنید.
مطمئن شوید که سند مورد نظر را به صورت رو به پایین در شیشه اسناد و به صورت رو به بالا در تغذیه کننده سند قرار می دهید.
ممکن است حافظه کافی برای نگهداری سندی که می خواهید اسکن کنید وجود نداشته باشد. قابلیت های پیش اسکن را امتحان کنید و ببینید آیا کار می کنند یا خیر. میزان وضوح اسکن را کم کنید.
بررسی کنید که آیا اسکنر بدرستی پیکربندی شده است یا خیر. تنظیمات اسکن را در SmarThru Office یا برنامه مورد استفاده خود بررسی کنید و اطمینان یابید که کار اسکنر به پورت صحیح (بعنوان مثال، USB001) ارسال می شود.
آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
سرعت اسکن بسیار کم است.
بررسی کنید که آیا دستگاه در حال چاپ داده های دریافتی است یا خیر. در این صورت، سند را پس از چاپ داده های دریافتی اسکن کنید.
تصاویر با سرعتی کمتر از متون اسکن می شوند.
سرعت ارتباطات در حالت اسکن کند می شود زیرا بخش زیادی از حافظه برای تحلیل و بازآفرینی تصویر اسکن شده مورد نیاز است. کامپیوتر را از طریق تنظیمات BIOS روی حالت ECP چاپگر تنظیم کنید. این کار به افزایش سرعت کمک می کند. برای اطلاع از جزئیات مربوط به چگونگی تنظیم BIOS، به راهنمای کاربر کامپیوتر خود مراجعه کنید.
پیامی روی صفحه نمایش کامپیوتر ظاهر می شود:
دستگاه را نمی توان بر روی حالت H/W مورد نظر تنظیم کرد.
ممکن است یک کار کپی یا چاپ در حال انجام باشد. پس از پایان آن کار، مجدداً کار خود را انجام دهید.
پورت توسط دستگاه دیگری در حال استفاده است.‎
پورت انتخابی در حال حاضر در حال استفاده است. کامپیوتر خود را مجدداً راه اندازی کرده و مجدداً چاپ کنید.
پورت غیرفعال است.
ممکن است کابل دستگاه درست وصل نشده باشد یا دستگاه خاموش باشد.
اسکنر مشغول دریافت یا چاپ اطلاعات است. هنگامی که کار فعلی به پایان رسید، مجدداً امتحان کنید.
درایور اسکنرنصب نشده است یا شرایط کارکرد آن بدرستی تنظیم نشده است.
دستگیره نامعتبراست .
اطمینان حاصل نمایید که دستگاه درست وصل شده و روشن است، سپس کامپیوتر را مجدداً راه اندازی نمایید.
اسکن انجام نشد.‎
ممکن است کابل USB درست وصل نشده باشد یا دستگاه خاموش باشد.

کلیدهای dss در تلفن سانترال به چه معناست ؟

یکی از بزرگترین تفاوت های تلفن های عمومی با تلفن سانترال وجود کلیدهای میانبر تماسی است که در اصطلاح به آن ها D.S.S گفته می شود . این کلید از دو قسمت پلاستیکی و شیشه ای تشکیل شده است به گونه ای که در آن قسمت شیشه ای چراغ های نورانی برای اعلاناتی خاص طراحی شده است .
در این کلید ها دو چراغ قرمز و سبز وجود دارد که هر کدام معنا و شرایطی خاص را به همراه دارند که به شرح توضیحی کوچک در رابطه با هر کدام می پردازیم .
آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
کلید dss در حالت قرمز
ین کلید در شرایطی قرمز است که یا خط شهری تعریف شده در تلفن و یا داخلی مورد نظر در حال مکالمه است . این مکالمه در صورتی که داخلی به داخلی و یا داخلی به خط شهری خارج از سانترال باشد یکسان بوده و داخلی را به رنگ قرمز ثابت نشان می دهد .
کلید dss در حالت قرمز چشمک زن
این حالت بیان گر این موضوع است که خط شهری ذخیره شده و یا داخلی مورد نظر در حال زنگ خوردن می باشد ، به این معنا که شخص با تلفن داخلی و یا خط شهری تماس برقرار کرده است . البته در صورت منتقل شدن تماس از یک داخلی به داخلی دیگر ممکن است کلید بدین صورت نیز قرار بگیرد.
کلید dss در حالت سبز ثابت
اگر بر روی تلفن رومیزی خود داخلی خود و یا خط شهری را ذخیره کرده باشید در صورت شروع هر مکالمه خط شهری و یا داخلی خود به رنگ سبز ثابت درخواهد آمد .
کلید dss در حالت سبز چشمک زن
در صورتی که در خط شهری و یا داخلی ذخیره شده ، تماس به صورت مستقیم با داخلی شما صورت گیرد و یا شخص ، تماس را به صورت کاملاً مستقیم به شما منتقل کند باعث می شود تا این کلید ها به رنگ سبز چشمک زن درآیند .

کارت دیزا چیست؟

کارت دیزا کارتی است که به آن اپراتو گویا گفته می شود و وظیفه معرفی یک سری اطلاعات در مورد شرکت مانند اعلام داخلی ها را دارد.
آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
مزایای استفاده از کارت دیزا:
o    وجهه شرکت را بالا می برد. زمانی که شخص با شماره شرکت تماس می گیرد و پیغام برایش پخش می شود از این که راحت تر به داخلی مورد نظر وصل می شود رضایت بیشتری دارد .
o    از تعداد زیاد نیروی انسانی برای پاسخگویی به تلفن ها جلوگیری می کند و بالطبع هزینه شرکت به منظور بهره گیری از نیروی انسانی کاهش می یابد.
o    زمانی که مشتری با شرکت تماس می گیرد با فشردن یک کلید می تواند به داخلی شخص مورد نظر وصل شده و صحبت کند در نتیجه زمان کمتری را صرف می کند و مجبور به منتظر ماندن در زمان طولانی نمی شود.
تفاوت دیزا برای دستگاه سانترال کم ظرفیت و  پرظرفیت:
 در دستگاه های سانترال کم ظرفیت به طور پیش فرض یک دیزا به همراه یک کانال تعبیه شده است ولی در شرکت هایی که ترافیک تماس بالا بوده یک کارت دیزا در دستگاه سانترال نصب می کنند و ترافیک تماس را افزایش می دهند. در دستگاه سانترال کم ظرفیت بیشتر از دو کانال دیزا نمی توان قرار داد اما در دستگاه سانترال پرظرفیت به طور پیش فرض دو دیزا تعبیه شده است که امکان افزایش ترافیک تماس تا 12 تماس در لحظه را دارا می باشد.

سانترال چیست؟

آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
مجموعه مخابراتی که خطوط شهری را در خود جمع آوری می کند و متناسب با نوع تنظیمات به کاربران امکانات می دهد مثلا شرکتی سه خط شهری دارد و شما بدون دستگاه سانترال باید از دو روش استفاده کنید یک اینکه به هر پرسنل یک خط مستقل بدهید که بزرگترین مشکل این کار این است که اگر کسی به یکی از پرسنل شما زنگ بزند و با شخص دیگری کار داشته باشد یا باید آن شخص نزد تلفن بیاید و یا اینکه شخص پاسخگو شماره پرسنل مورد نظر را اعلام کند تا فرد تماس گیرنده با خود او تماس بگیرد دو اینکه برای هر پرسنل سه خط را وصل کنید در این حالت مشکل ارتباط حل می شود اما این امکان وجود ندارد که شما همکارتان را از تماس مشتری مطلع کنید یعنی مثلا باید همکار خود را با فریاد صدا کرده تا از اینکه شخصی با او کار دارد مطلع گردد و روی میز هر پرسنل سه عدد گوشی تلفن سانترال مستقل بگذارید حالا فکر کنید که تعداد این خطوط شهری نیز از 2 خط باشد مثلا 8 خط یا بیشتر ، دستگاه سانترال این گونه مشکل ها را به سادگی حل می کند به این صورت که هر سه خط وارد دستگاه سانترال می شود و شما می توانید از طریق یک گوشی هر سه خط را داشته باشید بهمراه اینکه پرسنل شما دارای یک بستر ارتباطی به نام خط داخلی هستند که حتی بدون نیاز و استفاده از خط شهری امکان تماس و صحبت با یکدیگر را برای آنان فراهم می کند این قابلیت می تواند بخش عمده ای از بی نظمی های شرکت ها و رفت و آمد پرسنل را کم کند (از دیگر قابلیت ها می توان به محدودیت تماس ، بستن صفر و شماره شهرستان، تایمر گذاشتن، عدم دسترسی به خط شهری جهت برقراری تماس اشاره نمود.)

چگونه یک دستگاه فکس مناسب انتخاب کنید ؟

دستگاه فکس به دستگاهی گفته می شود که امکان ارسال و دریافت نامه های اداری را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می سازد . بدین صورت که کاغذ در دستگاه وارد شده و اسکن می شود و سپس از طریق تلفن ارسال می شود .
دستگاه فکس نوشته یا همان نامه های اداری را به کدهای مناسب برای ارسال در خطوط تلفن تبدیل می کند . این کار توسط فکس مبدأ اتفاق می افتد ، پس از تبدیل نوشته به سیگنال های قابل ارسال در خطوط تلفن و ارسال آن به فکس دیگر ، فکس مقصد سیگنال های دریافتی را به نوشته تبدیل می کند و نوشته ها بر روی کاغذ چاپ می شوند .
فکس ها به سه دسته لیزری ، کاربنی ، حرارتی تقسیم می شوند که با توجه به نیاز شرکت و استفاده کننده مورد نظر نوع آن مشخص می شود . به طور مثال در یک شرکت کوچک که تعداد نامه های اداری ارسالی و دریافتی کم است استفاده از فکس حرارتی که دارای سرعت کم است مناسب تر می باشد یا در شرکت متوسط که تعداد فکس ها زیاد نیست و تنها یک نفر (مثلاً منشی) از فکس استفاده می کند ، فکس کاربنی که سرعتی متوسط دارد نیاز شرکت را مرتفع می سازد و در شرکت بزرگ که چندین نفر از دستگاه فکس استفاده می کنند و تمایل به استفاده مفید از فضای شرکت را دارند و تعداد نامه های ارسالی و دریافتی زیاد است بهتر است از فکس لیزری استفاده شود که سرعت بالایی دارد و هم چنین دارای ویژگی های خاص زیادی می باشد .
آموزش تعمیرات ماشینهای اداری
شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند از چه فکسی باید استفاده کنند ؟
شرکت هایی که دستگاه سانترال دارند با توجه به موارد فوق ، فکس مورد نظر را تهیه کرده و آن را به عنوان یک داخلی در سانترال تعریف کنند تا کلیه کارکنان بتوانند در صورت لزوم مکالمات را به این سیستم ارتباطی پیشرفته انتقال دهند .
تعریف فکس به عنوان یک داخلی در دستگاه سانترال موجب می شود در عین استفاده از قابلیت های سانترال برای دریافت فکس اتوماتیک ، وجهه شرکت نیز در برابر تماس گیرنده حفظ شود .

موارد مهم دیگری برای انتخاب دستگاه فکس
فکس دارای گوشی تلفن باشد یا خیر ؟
بعضی از دستگاه های فکس دارای تلفن رومیزی و یا تلفن بی سیم هستند مانند مدل KX-FT711
در صورت داشتن تلفن ، پیغام گیر هم داشته باشد ؟
فکس هایی که دارای گوشی تلفن هستند می توانند دارای پیغام گیر به منظور دریافت پیغام در هنگام عدم پاسخگویی باشند .
انتخاب فکسی که بتواند از دو طرف کاغذ پرینت بگیرد و یا فقط از یک طرف کاغذ
بعضی از دستگاه های فکس قابلیت برش خودکار کاغذ را دارند مانند اکثر فکس هایی که به جای کاغذ از رول استفاده می کنند .
داشتن حافظه برای دریافت فکس در هنگام نبود کاغذ
فکس هایی که دارای حافظه هستند ، زمان که کاغذ در دستگاه فکس وجود نداشته باشد فکس را در حافظه خود نگه می دارد و پس از گذاشتن کاغذ ، فکس دریافتی چاپ می شود .